Module "Pièces Jointes"

Bien souvent, vos documents de travail nécessitent le référencement d'une ou de plusieurs pièces jointes. Votre méthode d'archivage, probablement personnelle, vous permettra de retrouver relativement rapidement celles-ci sur votre disque dur ou votre serveur. Mais à chaque consultation du document « maître », vous devrez opérer une recherche de ses pièces jointes, si nécessaire, dans l'arborescence de votre classement « numérique ». La problématique, pour toute organisation d'entreprise, est donc de rationnaliser la dématérialisation des pièces jointes, notamment lorsque celles-ci revêtent un aspect contractuel ou juridique... Ou alors votre classement, « papier » et/ou « numérique » est totalement sécurisé et connu de vous même, et si possible... de vos collaborateurs, même plusieurs années après.


Y a t-il une autre solution ?


OUI ! Un serveur Djinn system équipé du module « Attachements de pièces jointes ».


Comment ça marche ?


Pour vous :


Au préalable, les pièces à annexer (plan de contrôle, offre, fiche descriptive, etc.) auront été créées ou archivées sous Djinn System dans leur(s) dossier(s) de classement final (affaire, dossier juridique, fiche salarié ou matériel, etc.).

Un simple clic de souris sur le document « maître », pour lequel les pièces complémentaires doivent être jointes, vous permettra de les sélectionner pour les y attacher.


Pour vos collaborateurs ou vous même :


la simple consultation des propriétés du document « maître » vous donnera accès, visuellement, au(x) document(s) attaché(s), dans un onglet spécifiquement dédié. Celui-ci, hébergé sur votre serveur Djinn System, restera toujours localisé dans son dossier d'appartenance. Mais l'avantage est qu'il sera alors accessible graphiquement depuis l'onglet « Documents liés ».


Finalement, ce module vous permet de créer un lien « logique » et « numérique » entre un document « maître » et une infinité d'autres documents (fichiers) catégorisés comme « pièces jointes ».


Comment puis-je envoyer le document « maître » et ses « pièces jointes » par mail, simplement ?

Lorsque vous opérez l'envoi d'un document hébergé sous Djinn System, par courriel, le module vous propose automatiquement l'option d'y adjoindre les pièces jointes s'il y a lieu. Dans ce cas, votre interface Outlook ouvrira un message formaté automatiquement dans votre boite d'envoi, dans lequel le document « maître » et ses éventuelles pièces jointes seront intégrés.

Vous n'avez plus qu'à finaliser le choix de vos destinataires, et … le tour est joué !





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