Bien souvent, vos documents de travail ncessitent le rfrencement d'une ou de plusieurs pices jointes. Votre mthode d'archivage, probablement personnelle, vous permettra de retrouver relativement rapidement celles-ci sur votre disque dur ou votre serveur. Mais chaque consultation du document matre, vous devrez oprer une recherche de ses pices jointes, si ncessaire, dans l'arborescence de votre classement numrique. La problmatique, pour toute organisation d'entreprise, est donc de rationnaliser la dmatrialisation des pices jointes, notamment lorsque celles-ci revtent un aspect contractuel ou juridique... Ou alors votre classement, papier et/ou numrique est totalement scuris et connu de vous mme, et si possible... de vos collaborateurs, mme plusieurs annes aprs.


Y a t-il une autre solution?


OUI! Un serveur Djinn system quip du module Attachements de pices jointes.


Comment a marche?


Pour vous:


Au pralable, les pices annexer (plan de contrle, offre, fiche descriptive, etc.) auront t cres ou archives sous Djinn System dans leur(s) dossier(s) de classement final (affaire, dossier juridique, fiche salari ou matriel, etc.).

Un simple clic de souris sur le document matre, pour lequel les pices complmentaires doivent tre jointes, vous permettra de les slectionner pour les y attacher.


Pour vos collaborateurs ou vous mme:


la simple consultation des proprits du document matre vous donnera accs, visuellement, au(x) document(s) attach(s), dans un onglet spcifiquement ddi. Celui-ci, hberg sur votre serveur Djinn System, restera toujours localis dans son dossier d'appartenance. Mais l'avantage est qu'il sera alors accessible graphiquement depuis l'onglet Documents lis.


Finalement, ce module vous permet de crer un lien logique et numrique entre un document matre et une infinit d'autres documents (fichiers) catgoriss comme pices jointes.


Comment puis-je envoyer le document matre et ses pices jointes par mail, simplement?

Lorsque vous oprez l'envoi d'un document hberg sous Djinn System, par courriel, le module vous propose automatiquement l'option d'y adjoindre les pices jointes s'il y a lieu. Dans ce cas, votre interface Outlook ouvrira un message format automatiquement dans votre boite d'envoi, dans lequel le document matre et ses ventuelles pices jointes seront intgrs.

Vous n'avez plus qu' finaliser le choix de vos destinataires, et le tour est jou!





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