Lorsqu’on désire améliorer la gestion de son entreprise, réaliser des économies, gagner de l’espace dans ses locaux mais aussi augmenter sa rentabilité, la GED, Gestion Électronique des Documents, devient indispensable

 

 

 A l’heure actuelle, les entreprises sont soumises à un surcroît d’activité qui suppose de manipuler beaucoup de documents qu’il devient nécessaire de stocker et gérer. De plus, cette gestion papier, qu’il s’agisse de factures ou de dossiers génère des surcoûts, qui représentent près de 2 % du chiffre d’affaire d’une entreprise, selon les estimations des cabinets d’études. Pour réaliser des économies et gagner en efficacité, la GED est un l’outil incontournable, encore faut-il savoir comment choisir le logiciel en adéquation avec la configuration de son entreprise et ses besoins. Pour vous aider à différencier les diverses solutions GED du marché, voici un guide qui devrait vous permettre d’y voir plus clair, en 10 points clés.

Lorsqu’on désire choisir un logiciel GED performant, simple à utiliser et efficace, il existe plusieurs critères à prendre en compte pour garantir l’efficience de la solution logicielle retenue.

1/ Choisir entre un éditeur ou un intégrateur

Il est tout d’abord possible de choisir un logiciel dont le déploiement sera réalisé soit par un éditeur, soit par un intégrateur. Le choix du prestataire pour la mise en œuvre de votre logiciel GED impactera vos contraintes de coût mais également des conditions d’utilisation. Ainsi, l’éditeur proposant sa propre solution en connaît les caractéristiques techniques ; il pourra rapidement prendre en charge les bugs ou l’ajout de fonctionnalités adaptées à vos besoins. L’intégrateur, de son côté, pourra vous proposer un comparatif des solutions proposées par plusieurs fournisseurs.

2/ S’assurer que la maintenance sera de qualité

Pour choisir votre GED vous devez également vérifier que la maintenance du système sera réalisée de manière rapide et efficace. Celle-ci est généralement prévue dans le contrat, mais il vaut mieux vérifier auprès de votre prestataire que ce service sera bien assuré, en temps et en heure.

3/ Disposer de mises à jour régulières

Avec des mises à jour régulières, votre GED sera plus efficace, plus longtemps. Ce critère est essentiel pour limiter les renouvellements réguliers d’un logiciel GED, pouvant être à la longue très onéreux.

4/ S’assurer de la compatibilité du GED avec votre SI

Votre logiciel GED devra être capable d’interagir avec les autres systèmes dont vous disposez dans votre entreprise. Le logiciel de GED devra agir de manière complémentaire avec vos autres outils informatiques.

Il ne s’agit sans doute pas du premier logiciel dont vous vous équipez, assurez-vous donc de sa compatibilité avec votre architecture existante.

5/ Choisir un logiciel flexible

Le logiciel GED dont vous allez vous équiper doit être suffisamment flexible pour s’adapter à votre entreprise ; la modularité de votre solution vous permettra de l’utiliser le plus efficacement possible, car elle évoluera avec les modifications de votre environnement métier.

6/ Vérifier le prix

Parmi les critères qui vont être déterminants dans le choix de votre logiciel, celui du prix est important mais pas limitatif ; ce 6ème critère suppose que les décideurs prennent conscience du coût d’investissement à l’achat mais aussi de celui lié à la maintenance, à l’assistance ou bien encore aux mises à jour. C’est pourquoi le prix devrait être le dernier critère de choix, alors qu’il est souvent l’un des premiers.

7/ Acheter un produit qui a déjà fait ses preuves

Vérifiez que le produit a déjà été utilisé et qu’il a montré son efficacité à travers des témoignages d’utilisateurs ; mieux vaut choisir un produit qui a déjà fait ses preuves plutôt qu’une nouveauté qui peut se révéler décevante.

Les critères 8, 9 et 10 sont plutôt des recommandations mais font également office de critères déterminants dans le choix d’un prestataire et d’un logiciel GED performant.

8/ Vérifier les éventuels coûts cachés

Prenez en compte dans votre budget les coûts cachés qui ne figurent pas forcément sur votre devis mais qui peuvent se révéler lourds par la suite.

9/ Vérifier la qualité sans se fier à la réputation du fournisseur

La réputation d’un fournisseur ou d’un prestataire n’est pas nécessairement gage de qualité ou de fiabilité. Mieux vaut faire le tour des notes et commentaires des utilisateurs, qui sont souvent plus objectifs.

10/ Opter pour un produit qui durera longtemps

Avant d’acquérir un logiciel, il convient de s’assurer que le produit dispose d’une durée de vie suffisante et qu’il ne sera pas obsolète au bout de quelques mois. Il faudra donc trouver le bon compromis entre un produit, qui a déjà fait ses preuves, et un produit suffisamment récent pour ne pas avoir à le changer très vite.

En prenant en compte les 10 critères de sélection de ce guide, vous disposerez d’un logiciel GED optimal et trouverez un prestataire sérieux, compétent et efficace.

 source : http://www.solutionsinformatiques.fr/10-points-cles-logiciel-ged/