Avantages et Inconvénients d'une GED

Antelium développe depuis de nombreuses années des solutions logicielles adaptées aux besoins de ses clients, aux fins d'amélioration de leur organisation, de leurs outils de suivi ou d'applications métier.




Malgré la diversité des secteurs dans lesquels nous œuvrons, du Génie civil à la construction métallique, de l'horlogerie à la maintenance de sites nucléaires, de la fabrication de produits artisanaux à la vente en gros, nos outils incluent systématiquement une composante GED (Gestion Électronique de Documents). Pour quelles raisons ?

Tout simplement parce que la composante « documentaire » est indissociable de tout outil métier. En effet, les informations gérées et traitées par n'importe quel logiciel d'entreprise devront à un moment ou à un autre être retranscrites dans des documents, ne serait-ce que pour pouvoir les exploiter. Du courrier au reporting complexe, d'un devis à une facture, la vie d'une entreprise est ponctuée par un flux d'informations, souvent au format papier ou numérique, qui doit être classé, archivé, et... traité.

Aussi, l'idée d'intégrer un outil de GED dans les entreprises a fait son chemin, en y associant si possible la dimension métier.

Mais une GED, c'est quoi ?

Très simplement, il s'agit d'un outil informatique, plus ou moins élaboré, destiné à gérer l'ensemble des documents d'une entreprise ou d'une administration, en exploitant les technologies actuelles, telles que les scanners, les courriels, etc.


Un logiciel de GED permet

  • d'archiver,

  • de classer,

  • d'organiser,

  • de partager,

  • et de consulter,

l'ensemble des documents qui lui sont confiés par les utilisateurs, au format numérique.

Le marché de la GED a connu un fort essor au cours de la dernière décennie. Nombre d'éditeurs ont investi ce marché complexe, et l'offre actuelle peut s'enorgueillir d'un vaste panel de solutions, susceptibles de répondre aux attentes de leurs clients.

Dans la suite, nous considérons la GED dans son acception conceptuelle, et non dans sa forme logicielle.


Une GED, pour qui ?

Bien souvent, nos clients semblent au premier abord perplexes quant à l'utilité d'un tel outil dans leur organisation. La raison? La peur du changement... Mais souvenons-nous que l'arrivée de l'informatique dans l'entreprise dans les années 80 a provoqué la même défiance, jusqu'aux niveaux les plus élevés de l'entreprise. Et il y a peu encore, il n'était pas rare de découvrir le bureau d'un PDG libéré de l'espace certes encombrant d'un PC, au profit d'un téléphone plus performant que celui de sa secrétaire, mais dont il ne maîtrisait que... le combiné !

«Je ne suis pas intéressé par l'informatique, j'ai toujours fait sans... et puis, … ce n'est pas de ma génération !». Cette vision, si elle est volontairement caricaturale, parlera néanmoins à nombre d'entre vous.

L'intrusion de nouvelles technologies dans notre monde moderne fait peur à certains, mais contente l'esprit curieux et avide de nouveautés de tant d'autres. Alors la GED, c'est pour qui ?...

La réponse coule de source. Pour tous ! Car les nouvelles technologies envahissent notre quotidien, malgré nous, quoi que nous fassions. La proportion de salariés qui ne dispose aujourd'hui ni de smartphone, de tablette ou au minimum de PC est négligeable, comparativement à celle toujours plus importante, constituée par tous ceux qui valorisent, au quotidien, les bienfaits de ces nouveaux terminaux.

Il en va de même de la GED comme des derniers outils de communication interconnectés : personne n'y échappera, au risque d'échapper également à la réalité de l'«instant». Celle qui s'impose à tout à chacun, lorsqu'un courriel nous est envoyé et que nous ne sommes pas en mesure de l'exploiter, faute de terminal ad hoc (mon smartphone, ma tablette), de réseau opérationnel (edge, 3G, 4G, etc.)...

Je suis connecté, donc je suis. Car comment imaginer ne pas être joignable, ne pas recevoir les dernières notifications de mon application favorite, ou partager mon humeur du moment avec mon réseau d'«amis » ?

Et la GED dans tout ça, me direz vous ? Certes, il semble que l'on s'éloigne du sujet. En fait, pas tant que cela.

La GED permet, en tant que concept (car tous les outils développés ne se valent pas), de maintenir l'inter connexion de ses utilisateurs, de sécuriser leurs échanges, d'historiser leurs informations, et de mettre en cohérence toute une organisation au travers d'une plate forme numérique pérenne et évolutive.

La GED permet, à l'instar d'une tablette ou d'un smartphone connecté, de garder le contact avec sa tribu. A ceci près qu'elle valorise immédiatement et de manière durable l'information qu'elle met à disposition de ceux qui y ont accès. Et le recours systématique de l'impression du document pour le traiter est limitée de façon drastique.

En conclusion, la GED s'adresse à toutes les organisations d'entreprises, quelle que soit leur taille, au même titre que les terminaux de connexion dont elles s'équipent, sans savoir toujours en exploiter pleinement les performances. Certaines sauront anticiper le virage technologique, et préparer leurs salariés à la mutation inéluctable de leur système d'information. D'autres, plus fébriles et pour tout dire trop fermées à l'évolution d'un monde qui avance avec ou sans elles, attendront d'être obligées d'envisager la question, bien souvent trop tardivement.

La GED n'est plus aujourd'hui une alternative. Elle est devenue une évidence.

Quels sont les inconvénients d'une GED pour mes collaborateurs ?

A priori, tous changements dans l'entreprise, s'ils conduisent à une perturbation de son organisation ou à ses procédures, fussent-ils bénéfiques dans le temps, seront jugés négativement par vos collaborateurs.

Une démarche adaptée pourra néanmoins atténuer leurs effets. Laquelle ? Celle dite de « la conduite du changement ».

La conduite du changement

Avant d'être perçue comme un progrès, toute démarche conduisant une organisation à revoir ses procédures ou méthodologies de travail est jugée majoritairement comme contre-productive.

«C'était mieux avant», «on avait l'habitude de faire comme ci», «on ne comprend pas pourquoi faire comme ça», etc.

La mise en place d'un projet de GED n'échappe pas à cette règle sociale. Pourquoi ?

Pour tenter de répondre à cette question, énumérons quelques points susceptibles de contredire ou de contrarier vos collaborateurs :

Une Ged permet d'archiver l'ensemble des supports d'information, qu'ils soient émis ou reçus.

Oui, mais rapidement, chacun de vos collaborateurs devient acteur de cet archivage, et doit donc participer spontanément et rigoureusement à l'effort apparent d'une telle approche. Ses habitudes seront bouleversées, et il considérera perdre trop de temps à renseigner le système mis en place, «soit disant» pour son bien.

Il faudrait donc que votre outil de GED permette de classer et d'archiver automatiquement l'ensemble des documents que gèrent vos collaborateurs, sans lui apporter une charge de travail supplémentaire.

Une GED permet de classer et d'organiser l'ensemble des supports d'information émis ou reçus.

Oui, mais chacun de vos collaborateurs classe ses documents selon sa propre vision, selon son expérience et ses convictions organisationnelles. Le plan de classement imposé par votre GED va le contraindre à modifier ses habitudes, dans ce qu'elles ont de plus personnel. Bien souvent, votre collaborateur a pensé son plan de classement selon ses propres besoins, sans jamais s'interroger sur la performance de celui-ci dans le partage des informations qu'il contient, avec ses collègues. «S'ils ont besoin de tel document, qu'ils me le demandent, je sais où il est.»

Il faudrait donc que votre outil de GED permette de définir un plan de classement rationnel, rigoureux, et paramétrable pour tenir compte des attentes de vos collaborateurs.

Une GED permet de partager l'information, sans limitation.

Oui, mais nombre de vos collaborateurs conçoivent une partie de leur pouvoir, lié à leurs responsabilités, au travers de l'accès exclusif à certaines données, dont ils sont seuls détenteurs. Partager celles-ci présente donc, implicitement, un risque de perte de pouvoir au sein d'un service, d'un département ou d'une société dans son ensemble. Il ne s'agit pas ici bien évidemment de données confidentielles ou sensibles, mais tout simplement d'informations basiques, ne revêtant de caractère stratégique d'aucune sorte.

Cette thésaurisation de l'information est néfaste pour l'entreprise, notamment en cas de départ du salarié concerné, et représente à elle seule un potentiel de gain en efficacité indéniable pour l'ensemble de vos collaborateurs.

Une GED permet de tracer chaque action sur une information, telle que création, modification, suppression, etc.

Oui, mais la culture de vos collaborateurs est trop souvent contrariée par de telles performances. Tracer leurs actions dans le système d'information, c'est prendre le risque implicite de leu donner le sentiment d'un manque de confiance. L'outil de GED est alors rapidement perçu comme un moyen de «flicage», sans pour autant disposer d'éléments factuels étayant cette vision.

Il est par conséquent évident qu'une GED ne saurait être une solution infaillible, sans certaines précautions.

  1. J'explique le projet mené au travers d'un outil de GED. Une GED n'est qu'un outil, et non un objectif en soi.

  2. J'écoute les craintes et les attentes de mes collaborateurs

  3. Je manage ce projet en associant un groupe de travail représentatif de ma société, en termes de compétences et de profils. Ce comité de pilotage est alors un interlocuteur incontournable durant toute la phase de mise en œuvre de l'outil.

  4. je fixe, avec mon comité de pilotage, des indicateurs de suivi mesurables, qui me permettront d'adapter en temps réel l'outil final aux attentes des futurs utilisateurs.

  5. Le comité de pilotage conçoit l'outil de GED comme une réponse évolutive à la vie de ma société, permettant à chacun de mes collaborateurs de gagner en performance, pour le bien de tous, et dans la réussite du projet plus global fixé au préalable (amélioration du commercial, diminution des contentieux, meilleur suivi du SAV, etc.)

En d'autres termes, la mise en place d'une GED relève d'une véritable démarche de projet. Imaginer instancier un tel outil logiciel, sans y associer au plus tôt ceux qui auront à s'en servir, et sans en comprendre les enjeux à court, moyen et long terme, relève d'une erreur stratégique. Bien menée, cette démarche prendra tout son sens, et chacun sera concerné par l'atteinte de l'objectif final, sans crainte du changement.

Les clés de la réussite de la mise en place d'une GED

Tout d'abord, et comme expliquer plus haut, il faut expliquer, expliquer, expliquer, et écouter. Comme pour tout projet d'entreprise, associant toutes les composantes de postes et de compétences, il faudra en plus manager le changement par le haut, c'est à dire s'assurer que la conduite du changement a d'abord été intégrée par la Direction de l'entreprise. Il ne s'agit pas d'expliquer comment vos collaborateurs doivent changer de méthode de travail. Il faut que la Direction de chaque service soit en mesure d'emporter l'adhésion de chacun en s'appliquant à elle-même les changements de méthode qu'elle préconise.

Trop souvent, cet aspect est à ce point négligé, faute de réel engagement à certains niveaux clés dans l'entreprise, que les investissements consentis pour la mise en place d'un tel outil se trouvent réduits à néant.

Ensuite, il faut écouter.

Et c'est la prolongation du rôle du comité de pilotage qui doit ici être assurée, en termes de moyens, par la Direction de l'entreprise. Chaque utilisateur devra pouvoir échanger sur ses attentes, ses interrogations, ses craintes ou ses suggestions. Le comité de pilotage devra être en mesure de classer, hiérarchiser et arbitrer sur les remontées terrain. Il devra ensuite expliquer auprès des utilisateurs les solutions et adaptations retenues. Ce feed back finira de convaincre chaque utilisateur de sa contribution à l'outil final.

L'appropriation par chacun de vos collaborateurs du projet global (que la GED doit concourir à atteindre), par le déploiement et la mise en place d'un outil de GED, sera alors globale et son efficience plus rapide.

En résumé

  • Un logiciel de GED, comme tout nouvel outil, doit être compris par ses utilisateurs comme une avancée et une amélioration de leur confort, quel que soit leur domaine d'activité. C'est à la Direction de l'organisation (publique ou privée), de «vendre» cet outil, et de positionner son usage dans une stratégie claire et compréhensible par tous : certification ISO, traçabilité et performance du Système d'Information, amélioration de la réactivité des équipes commerciales, etc.

  • Les avantages liés à un tel outil, pour ses utilisateurs, relèvent dans le partage contrôlé (droits utilisateurs par profil de poste) des documents émis ou reçus, l'accès immédiat des données recherchées, via un moteur de recherche ad hoc, la limitation du volume de papier consommé par an et la réduction des impressions, le suivi des documents tout au long de leur cycle de vie, via un workflow, etc.

  • Les inconvénients, quant à eux, seront essentiellement la conséquence d'un logiciel de GED mal maîtrisé par les utilisateurs, ou par des fonctionnalités ou une ergonomie inadaptées au métier.

    Reste maintenant à déterminer l'outil le plus adapté aux besoins de vos collaborateurs.


GED : clés en main ou sur mesure ?


Lorsque l'on choisit sa solution de GED, deux options se présentent :

  • utiliser une solution clés en main

  • mettre en œuvre une prestation sur mesure.

    Les 2 approches ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il convient de les connaître pour mesurer leur impact sur les besoins énoncés dans le cahier des charges et sur la mise en œuvre du projet de GED (car il s'agit bien d'un projet et non d'un simple achat d'outil logiciel) dans l'entreprise.


GED clés en main

Avantages

  • Le coût d'acquisition d'une GED clés en main peut être faible, voire nul dans le cas de logiciels gratuits.

  • La solution mise en œuvre peut être la même que celle de certains des partenaires commerciaux de l'entreprise, ce qui facilite alors l'échange de documents.

  • L'assistance et la maintenance peuvent être externalisées facilement. Certains éditeurs de GED la proposent en tant que service.

  • Il peut exister des communautés d'utilisateurs de la solution choisie, ce qui permet d'obtenir des retours et informations liées à une expérience de terrain.

Inconvénients

  • La GED clés en main offre moins de flexibilité. Dans certains cas, les procédures doivent être adaptées à l'outil et non l'inverse. Certaines fonctionnalités non utilisées peuvent alourdir l'outil. Certaines fonctionnalités peuvent manquer dans la solution clés en main qui s'avère être le meilleur compromis.

  • Une GED clés en main est plus difficile à faire évoluer.

  • Si l'éditeur de la solution de GED disparaît, les éventuels contrats de maintenance et les perspectives d'évolution disparaissent également.


GED sur mesure

Avantages

  • Une GED sur mesure est, par définition, mieux adaptée aux besoins et particularités de l'entreprise.

  • Dans le cas d'un système de GED développé en interne, les compétences pour l'assistance, l'évolution et la maintenance du système sont disponibles en interne.

  • Si le développement du système de GED est externalisé, le contrat d'externalisation peut inclure assistance, maintenance et évolutions.

Inconvénients

  • Un système de GED est complexe : son développement sur mesure peut s'avérer très coûteux.

  • Si l'équipe de développement du système de GED quitte l'entreprise (développement en interne) ou fait faillite (développement externalisé), la maintenance et l'évolution du système ne sont plus assurées.

  • Il n'existe pas de communauté d'utilisateurs autour d'une solution sur mesure. Les problèmes rencontrés doivent être résolus par les développeurs du système.


Djinn System, une solution couplant les avantages des deux approches

La mise en place d'un projet de GED dans une entreprise se heurte, comme nous venons de l'évoquer, au choix de la méthode : «clés en main» ou «sur-mesure».

    Aucune des deux approches, seule, ne permettra de répondre à l'ensemble des besoins exprimés. Pourquoi?

  • Le «clés en main» limitera l'adaptabilité de l'outil à l'entreprise et à ses processus métiers. L'utilisateur devra s'adapter, certaines procédures internes devront être revues en conséquence.

  • Le tout «sur-mesure» aura un effet psychologique négatif sur les collaborateurs, car il s'apparentera très vite à une «usine à gaz», lourde en termes de coûts de développement et de délais, mais aussi présentera un risque relatif à la maintenance dans le temps.

Djinn system a été développé, dès sa création, comme un outil de gestion de contenu, en jouant sur la mixité des solutions et concepts disponibles en matière de gestion d'un système d'information.

Pour en savoir plus sur Djinn System, n'hésitez pas à consulter notre site internet, ou à nous contacter.